Privacy & Data
Dans un monde où les données sont devenues la clé de voûte des organisations, la protection de la vie privée et la gestion des données sont devenues des enjeux cruciaux.
Le Module Privacy & Data de Smart Global Governance vous offre les outils nécessaires pour gérer ces risques et garantir la conformité de votre organisation aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD et autres normes internationales.
Les 6 principales fonctionnalités du Module Privacy & Data
1. Registre de traitements
Le registre de traitements est un outil essentiel pour cartographier les activités de traitement des données personnelles au sein de votre organisation.
Exemple :
Vous pouvez y consigner les traitements de données liés aux ressources humaines, à la gestion des clients ou aux communications marketing.
2. Gestion des demandes d’accès aux données personnelles
Le Module Privacy & Data vous permet de traiter efficacement les demandes d’accès aux données personnelles des personnes concernées, conformément aux exigences de chaque réglementation locale. Vous pouvez ainsi facilement enregistrer et suivre les demandes, vérifier l’identité des demandeurs et fournir les informations requises dans les délais impartis.
3. Surveillance des risques liés aux données avec les PIA (Privacy Impact Assessment)
Les PIA sont des outils clés pour évaluer les risques liés à la protection des données et déterminer les mesures nécessaires pour les atténuer.
Exemple :
Vous pourriez réaliser un PIA pour un nouveau projet de traitement de données sensibles, telles que des données de santé ou des données biométriques.
4. Conformité aux réglementations sur la protection des données
Le Module Privacy & Data vous aide à vérifier la conformité de votre organisation aux diverses réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD, la CCPA (California Consumer Privacy Act) ou la LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) au Brésil.
Asie-Pacifique (APAC)
| Australia | Indonesia | New Zealand NZISM | South Korea |
| China DNSIP | Japan | Philippines | Taiwan |
| Hong Kong | Malaysia | Singapore | |
| India ITR | New Zealand | Singapore MAS TRM |
Amériques
| Argentina | Canada | Colombia | Mexico |
| Bahamas | Chile | Costa Rica | Peru |
États-Unis
US Federal Data Security Laws :
| COPPA | HIPAA | FAR 52.204-21 | SOX |
| GLBA | FACTA | NISPOM | FINRA |
| DFARS 252.204-70xx | NERC CIP | FDA 21 CFR 11 |
US State Data Security Laws :
| CA SB 1386 | MA 201 CMR 17.00 | NY DFS 23 NYCRR500 | OR 646A |
Europe Moyen-Orient et Afrique (EMEA)
| Austria | France | Norway | Sweden |
| Belgium | Germany | Poland | Switzerland |
| Czech | Greece | Portugal | Turkey |
| Republic | Ireland | Russia | UAE |
| Denmark | Israel | Slovak | UK |
| EuroPrivacy | Italy | Republic | |
| ePrivacy | Luxembourg | South Africa | |
| Finland | Netherlands | Spain |
5. Gestion des incidents de sécurité
En cas de violation de données ou d’incident de sécurité affectant les données personnelles, le Module Privacy & Data vous permet de gérer et suivre les incidents, d’évaluer leur impact et de mettre en œuvre les mesures correctives appropriées.
Exemple :
Vous pourrez notifier les autorités de contrôle et informer les personnes concernées si nécessaire.
6. Contrôle permanent des écarts entre le registre de traitements et les données personnelles réellement utilisées (optionnel)
Cette fonctionnalité avancée vous permet de surveiller en temps réel les écarts entre les traitements de données déclarés dans votre registre et les données personnelles effectivement utilisées par vos collaborateurs. Cela vous aide à détecter les usages non-conformes et à prendre des mesures correctives rapidement.
Les 9 fonctionnalités communes à tous les Modules
Dans le cadre des Modules Smart Global Governance, les fonctionnalités communes sont partagées par tous les Modules pour assurer une expérience utilisateur cohérente et simplifier l’apprentissage et la prise en main. Voici un aperçu plus détaillé des 9 fonctionnalités communes :
Evaluation de conformité
Les évaluations de conformité vous permettent de vérifier régulièrement si votre organisation respecte les normes et réglementations applicables. Vous pouvez programmer des audits internes et externes, attribuer des responsabilités, suivre l’état de conformité et générer des rapports détaillés. Les évaluations peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de votre organisation.
Exemple : Évaluer la conformité de votre organisation au RGPD en utilisant un questionnaire personnalisé, puis générer un rapport pour identifier les domaines à améliorer.
Cartographie des risques
La cartographie des risques vous permet de visualiser les risques auxquels votre organisation est exposée et de comprendre les relations entre eux. Les cartes de risques sont personnalisables et peuvent être adaptées aux critères spécifiques de votre organisation.
Exemple : Créer une carte des risques pour la protection des données, illustrant les différents types de risques, leur impact et les mesures de contrôle en place.
Gestion documentaire
La gestion documentaire centralise tous les documents liés à la conformité et à la gestion des risques, facilitant ainsi leur accès et leur organisation. Vous pouvez stocker des politiques, des procédures, des rapports d’audit et des documents de formation, tout en contrôlant les accès et les versions.
Exemple : Stocker et gérer tous les documents relatifs à la politique de confidentialité de votre organisation, aux procédures de réponse aux incidents et aux rapports d’évaluation de la conformité au RGPD.
Registre des risques
Le registre des risques centralise tous les risques identifiés liés à votre organisation. Vous pouvez hiérarchiser les risques, attribuer des responsables et mettre en place des plans d’action pour les atténuer. Les risques peuvent être suivis et mis à jour régulièrement.
Exemple : Créer un registre de risques pour la protection des données, y compris les risques de fuite de données, de non-conformité et de vol d’identité.
Gestion des formations
La gestion des formations vous permet de planifier, suivre et évaluer les formations de votre personnel relatives aux risques et à la conformité. Vous pouvez créer des parcours de formation personnalisés, suivre les progrès de chaque employé et générer des rapports sur l’efficacité des formations.
Exemple : Planifier une formation sur la sensibilisation à la sécurité des données pour l’ensemble de votre personnel, en suivant leur progression et en évaluant l’impact de la formation sur le niveau de sécurité de l’organisation.
Évaluation et analyse des risques
L’évaluation et l’analyse des risques vous permettent d’identifier les risques potentiels et d’évaluer leur impact sur votre organisation. Les outils d’analyse des risques facilitent la visualisation des données et la prise de décision éclairée.
Exemple : Utiliser l’analyse des risques pour évaluer l’impact potentiel d’une violation de données sur votre organisation et identifier les mesures préventives appropriées.
Gestion des incidents
La gestion des incidents vous permet de suivre et de résoudre les incidents liés à la protection des données et à la conformité. Vous pouvez enregistrer les incidents, attribuer des responsables, suivre les actions correctives et générer des rapports sur les incidents résolus.
Exemple : Suivre les incidents de violation de données et mettre en place des mesures correctives pour éviter des incidents similaires à l’avenir.
Gestion des réunions
La gestion des réunions vous permet de préparer, organiser et suivre les réunions liées à la gestion des risques et à la conformité. Vous pouvez définir l’ordre du jour, les participants, la date et les documents à partager, faciliter la prise de notes pendant la réunion et assurer le suivi des décisions et des actions à entreprendre.
Exemple : Organiser une réunion du comité de la protection des données pour discuter des incidents récents, partager les leçons apprises et définir les actions à entreprendre pour améliorer la sécurité des données.
Catalogue de moyens de maîtrise et plans d'actions collaboratifs
Le catalogue de moyens de maîtrise regroupe toutes les actions et procédures nécessaires pour atténuer les risques identifiés. Les outils collaboratifs permettent de créer et de suivre les plans d’action, en impliquant toutes les parties prenantes concernées.
Exemple : Élaborer un plan d’action pour renforcer la sécurité des données, impliquant des mesures telles que la formation du personnel, la mise en place de politiques de mot de passe et l’installation de logiciels de sécurité.
L’interopérabilité dans le Module Privacy & Data
Le Module Privacy & Data, intégré au Module Integrated Risk Management, tire parti de l’interopérabilité pour optimiser la gestion des exigences de conformité en matière de protection des données et de vie privée. Cette intégration offre de nombreux avantages, structurés autour de quatre axes principaux :
Gestion centralisée des exigences
L’interopérabilité facilite la corrélation des exigences issues de diverses réglementations et normes, comme le RGPD, le CCPA et ISO 27001. En les reliant entre elles, le Module permet une gestion et un suivi simplifiés des exigences communes, évitant la duplication des efforts et permettant un gain de temps et de ressources.
Exemple :
En identifiant les exigences communes en matière de protection des données, le Module Privacy & Data permet de les gérer de manière centralisée, assurant une conformité optimale.
Détection et résolution des conflits
L’interopérabilité permet de détecter rapidement les conflits ou les incohérences entre les différentes exigences en matière de protection des données et de vie privée. Cette fonctionnalité contribue à améliorer la qualité des exigences et à renforcer la conformité.
Exemple :
Si une exigence du RGPD entre en conflit avec une exigence du CCPA, l’interopérabilité permettra de les identifier et de les corriger rapidement.
Réutilisation de la documentation
Lorsque les exigences des différentes normes et réglementations sont documentées avec l’interopérabilité, il est possible d’appliquer la documentation d’une exigence à d’autres normes ou réglementations similaires. Cette approche permet de réduire les coûts de documentation, de maintenance et de mise à jour.
Exemple :
Si votre organisation a déjà documenté et mis en œuvre des mesures pour répondre à une exigence spécifique du RGPD, cette documentation peut être réutilisée pour d’autres réglementations ayant des exigences similaires.
Amélioration de la qualité et de la performance
L’intégration du Module Privacy & Data avec l’interopérabilité du Module Integrated Risk Management apporte des avantages considérables en termes d’efficacité, de collaboration et de partage des données, améliorant ainsi la qualité et la performance de la gestion des risques et des conformités en matière de protection des données et de vie privée.
L’intégration du Module Privacy & Data avec l’interopérabilité du Module Integrated Risk Management apporte des avantages considérables en termes d’efficacité, de collaboration et de partage des données, améliorant ainsi la qualité et la performance de la gestion des risques et des conformités en matière de protection des données et de vie privée.
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