Module
Ethics & Transparency
Le Module Ethics & Transparency est conçu pour aider les organisations à gérer les risques liés à l’éthique et à la transparence.
Les fonctionnalités du Module Ethics & Transparency
Evaluation de conformité
Que diriez-vous d’un outil qui vous permet de suivre en temps réel la conformité aux normes et réglementations relatives à l’éthique ? Grâce à ce Module, vous pourrez gérer facilement les évaluations et les audits de conformité, mettre en place des plans d’actions et suivre les progrès réalisés.
Gestion documentaire
Gardez tous les documents liés à la conformité et à la gestion des risques en matière d’éthique et de transparence au même endroit. Notre outil de gestion documentaire vous assure un accès rapide et sécurisé à ces documents cruciaux.
Gestion des réunions
Organisez et suivez efficacement les réunions dédiées à l’éthique et à la transparence. Notre outil de gestion des réunions vous permet de préparer les réunions, de prendre des notes et de partager les décisions prises avec les participants.
Registre des risques
Un registre des risques dédié aux questions d’éthique et de transparence, ça vous parle ? Cet outil permet de suivre et d’atténuer tous les risques liés à ces domaines, pour que votre organisation reste toujours un pas en avant.
Gestion des formations
Assurez-vous que votre personnel est informé des risques liés à l’éthique et aux mesures à prendre pour les atténuer. Notre outil de gestion des formations vous permet de suivre facilement la progression de vos collaborateurs et de leur proposer des cours en e-learning adaptés à leurs besoins.
Evaluation et analyse des risques
Découvrez les risques associés à l’éthique et la transparence avant qu’ils ne deviennent un problème. Avec notre outil d’analyse des risques, vous pourrez visualiser les données clés et prendre des décisions éclairées pour protéger votre organisation.
Cartographie des risques
Ne laissez pas les risques liés à l’éthique vous surprendre. Grâce à notre fonctionnalité de cartographie des risques, vous pourrez créer des cartes détaillées qui vous aideront à comprendre et anticiper les risques auxquels votre organisation est exposée.
Gestion des incidents
Ne laissez pas les incidents liés à l’éthique saper la réputation de votre organisation. Notre outil de gestion des incidents vous permet de gérer et de suivre les mesures prises pour résoudre ces incidents de manière efficace.
Catalogue de moyens de maîtrise et plans d'actions collaboratifs
Mettez en place des plans d’actions pour atténuer les risques liés à l’éthique et la transparence avec l’aide de notre catalogue de moyens de maîtrise. Les outils collaboratifs inclus facilitent la mise en œuvre de ces plans d’actions.
En complément des fonctionnalités communes
Des fonctions spécifiques pour une meilleure gestion des enjeux éthiques
En complément des fonctionnalités communes offertes par Smart Global Governance, le Module Ethics & Transparency propose des fonctions spécifiques pour une gestion encore plus précise et adaptée des enjeux éthiques de votre organisation :
Registre de cadeaux, invitations, mécénat, parrainage, conflit d’intérêt
Cette fonction vous permet de recenser et de suivre tous les cadeaux et invitations échangés, les mécénats réalisés et les situations de conflit d’intérêt potentielles au sein de votre organisation. Grâce à un registre centralisé, vous pouvez facilement identifier et gérer les situations sensibles, tout en assurant une totale transparence.
Exemple :
Imaginez que votre organisation organise un événement avec des partenaires clés. Grâce au registre, vous pouvez suivre les invitations envoyées et reçues, ainsi que les cadeaux offerts et reçus lors de l’événement. Si un employé se trouve en situation de conflit d’intérêt, vous pouvez rapidement identifier et résoudre le problème, protégeant ainsi votre organisation des conséquences potentiellement néfastes.
Lanceur d’alerte
Le lanceur d’alerte est une fonction essentielle pour encourager les employés à signaler les comportements inappropriés ou contraires à l’éthique en toute confidentialité. Ce dispositif garantit un canal de communication sécurisé et anonyme, favorisant ainsi une culture de la transparence et de l’intégrité.
Exemple :
Un employé remarque qu’un collègue agit de manière contraire aux principes éthiques de l’organisation. Grâce au dispositif de lanceur d’alerte, l’employé peut signaler ce comportement sans craindre de représailles. L’organisation peut alors enquêter et prendre les mesures appropriées pour résoudre le problème.
Gestion des investigations
La gestion des investigations est cruciale pour assurer un suivi efficace des alertes éthiques et des incidents. Cette fonction vous permet de gérer les enquêtes internes ou externes de manière structurée, en attribuant des responsabilités, en définissant les étapes du processus d’enquête et en assurant un suivi rigoureux des actions menées.
Exemple :
À la suite d’une alerte lancée par un employé, l’organisation décide de mener une enquête interne. La fonction de gestion des investigations permet de définir les étapes de l’enquête, d’attribuer les responsabilités aux membres de l’équipe et de suivre les actions menées. Ainsi, l’organisation peut rapidement identifier les problèmes éthiques et prendre les mesures nécessaires pour les résoudre.
Renforcer la conformité et optimiser les efforts grâce à l’interopérabilité
Lorsque le Module Ethics & Transparency est intégré au Module Integrated Risk Management, l’interopérabilité ajoute une valeur inestimable en facilitant la gestion et le suivi des exigences de différentes réglementations et normes.
Voici quelques exemples de la manière dont l’interopérabilité peut renforcer la conformité et optimiser les efforts liés à l’éthique et à la transparence au sein de votre organisation :
Rationalisation du travail
L’interopérabilité vous permet d’éviter de dupliquer les efforts en identifiant les exigences similaires ou en corrélation entre différentes réglementations et normes.
Exemple :
Si une norme de lutte contre la corruption exige une formation en éthique pour les employés et qu’une autre norme en matière de responsabilité sociale exige la même formation, l’interopérabilité vous permettra de consolider ces exigences et de réduire le temps et les ressources nécessaires pour les gérer.
Détection des conflits et incohérences
Grâce à l’interopérabilité, vous pouvez rapidement identifier et résoudre les éventuelles contradictions entre les différentes exigences.
Exemple :
Si une réglementation exige la divulgation d’informations sensibles sur les partenaires commerciaux et qu’une autre réglementation limite cette divulgation pour protéger la vie privée, l’interopérabilité vous permettra de trouver un équilibre pour respecter ces deux exigences.
Documentation simplifiée
L’interopérabilité facilite la documentation des exigences en permettant d’appliquer la documentation d’une exigence à d’autres normes ou réglementations.
Exemple :
Si vous avez déjà documenté les politiques et procédures de votre organisation pour prévenir les conflits d’intérêts, l’interopérabilité vous permet de les appliquer également à d’autres réglementations et normes qui exigent une gestion appropriée des conflits d’intérêts.
Collaboration et partage des données améliorés
L’interopérabilité favorise la collaboration entre les différentes parties prenantes de l’organisation en mettant en évidence les liens entre les différentes exigences.
Exemple :
Les équipes responsables de la conformité aux réglementations financières et de la protection des données peuvent travailler ensemble pour identifier les exigences communes et les aborder de manière cohérente.
En intégrant le Module Ethics & Transparency au Module Integrated Risk Management, vous bénéficierez des avantages de l’interopérabilité pour renforcer la conformité aux normes et aux réglementations applicables.
Cette approche vous permettra :
✔️ de réduire les coûts de documentation
✔️ de maintenance et de mise à jour des exigences
✔️ tout en améliorant la qualité et la performance de la gestion des risques et des conformités dans votre organisation.
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